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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à reuissir à garder. Comment les classer et prendre soin de façon rapide et efficace ? Comment les garder pour les besoins ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 bonnes pratiques à choisir pour ne plus s’embêter mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez quelques minutes de vous y préparer.
C’est un document officiel qui est délivré par un soignant lorsqu’il constate la disparition d’un proche. Il sert aussi à démontrer que le décès ne va pas entraîner de problèmes médico-légaux et que le défunt n’est pas mort en raison d’une maladie contagieuse. Ainsi, dans le cadre de l’organisation des obsèques, les pompes funèbres sont en mesure de réaliser de la dépouille en toute sécurité. Le constat de décès est divisé en deux catégories : La première est publique et comprend des informations administratives telles que : Nom et prénoms du défuntDate de naissance et sexeDomicile et commune de décès…
Les services de Cloud comme Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le travail de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à reuissir à garder dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des documents importants.
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : cependant, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le volume de documents à stocker rétréci d’année en année !
il est recommandé de préserver ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date limite d’utilisation. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de entretenir certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout genre. Voici un récapitulatif des durées durant lesquelles il est recommandé de préserver les différents types de papiers : 1 an : les factures de appel téléphonique, du web ou de déménagement, ou aussi les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de caisse primaire d’assurance maladie et mutuelle, ainsi que les papiers de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les factures des eaux et d’électricité, les quittances de sommes et de charges locatives, les documents de facturation de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats vie après le délai de décès…
Lorsque les courriers arrivent, il est essentiel de réaliser un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à lire tout de suite, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour ranger les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se débarrasser tout de suite des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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