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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à préserver. Comment les stocker et prendre soin de manière rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins futurs ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus s’embêter mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour bien débuter, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Parce que c’est le document qui servira de référence au livre de compte de l’état civil, l’acte de naissance est fabriqué en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui répondent à deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme existants à la naissance répondent à ce qu’on appelle le constat d’arrivée sur terre. Celui-ci a le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son nique. Il contient aussi le prénom et l’appelation de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre contient l’appelation et l’adresse du centre hospitalier où l’enfant est né. Ce constat est avec des motifs imprimés en deux exemplaires, le premier est envoyé au aux autorités concernés, le deuxième est remis aux parents au même moment que le formulaire de déclaration d’arrivée sur terre.
Les services de Cloud comme Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le bureau de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à conserver dans le cloud, une copie de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des dossiers importants.
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’étale à chacun de vos papiers : il est capital de se renseigner pour ne pas faire des rencontres de difficultés plus tard ! dès lors que vous êtes en pleine possession de chaque ces informations, vous pouvez débuter le rangement. tout d’abord, comme la plupart des personnes, vous avez sans l’ombre d’un doute des papiers en attente de tableau. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un environnement, en mettant par exemple une corbeille sur votre bureau.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas classer sans attente. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le disposer puis ranger la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue maussade. Non, le secret, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les factures dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois tous les mois, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Lorsque les courriers arrivent, il est important de procéder à un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent pendant des mois dans un coin du bureau. Les courriers urgents sont à parcourir dès le début, tandis par rapport aux autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour classer les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se perdre dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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