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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à retenir. Comment les classer et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les préserver pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Parce que c’est le document qui servira de référence au registre de l’état civil, l’acte de naissance est conçu en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui répondent à deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme existants à la naissance remplissent ce qu’on appelle le constat de naissance. Celui-ci contient le lieu, le délai et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son porno. Il a aussi le prénom et l’appelation de famille de la mère, son lieu de naissance et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre contient l’appelation et l’adresse de l’hôpital où l’enfant est né. Ce constat est avec des motifs imprimés en deux types, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le second est remis aux parents au même moment que le questionnaire de déclaration d’arrivée sur terre.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont pratiques, mais vous ne pensez pas toujours à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul parfaite sur le travail de la défunte machine. Avec un petit tool comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à garder dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais fournissent des documents importants.
À l’heure actuelle, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus émettre de relevés mensuels — quand on sait qu’il est possible de lire son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour garder vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
il est important de conserver ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date de péremption. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de garder certains papiers tels des documents de facturation et des déclarations en tout type. Voici un bilan des durées durant lesquelles il est recommandé de entretenir les différents variétés de papiers : 1 an : les factures de téléphone, du web ou de , ou encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de caisse primaire d’assurance maladie et mutuelle, ainsi que les papiers de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation d’eaux et d’électricité, les quittances de annuités et de charges locatives, les factures de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après la date de décès…
La première chose que tu es en mesure de s’orienter pour gérer au mieux tes papiers, c’est réduire les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les mails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les documents pratiques voire indispensables, tu es en mesure de choisir leur version numérique. Quand tu reçois tes documents de facturation, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à prendre soin. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour télécharger le document dans le bon dossier, je pense ça plus facile et rapide que d’organiser des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au web quand c’est possible. S’il y a des documents dont tu as besoin systématiquement, pense à en reuissir à garder une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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